„Најдобриот совет за добра комуникација преку е-пошта би бил – брзо реагирање. Не постои ништо полошо од добивање одговор по две недели чекање“, вели Естебан Тоума, експерт за култура и лингвистика на Babbel, платформа за учење јазици.
Тоума го нагласува значењето на брзината на одговарање на мејлови, дури и ако одговорот е само известување дека подоцна ќе се вратите на пораката со поголемо внимание.
Дури и обична порака со која потврдувате дека сте го примиле мејлот и дека ќе напишете повеќе детали во догледно време е љубезност која не само што покажува професионализам туку и поттикнува чувство на доверба.
Вели Тоума.
За повеќето луѓе тоа е полесно да се каже отколку да се направи. Според истражување што Babbel го направи на 2.000 американски канцелариски работници, 60 проценти од луѓето велат дека обемот на е-пораки кои ги добиваат дополнително го оптоварува нивниот ден. 18 проценти од луѓето изјавиле дека имаат 1.000 непрочитани е-пораки во својот инбокс, а 6 проценти имаат повеќе од 5.000 непрочитани пораки.
3 совети како ефикасно да користите е-маил
За оние кои секојдневно добиваат стотици, ако не и илјадници мејлови, Тоума вели дека е неопходно да испробаат ефикасни стратегии за управување со приемното сандаче.
Приоритетизирајте користејќи филтри и ознаки за да ги категоризирате врз основа на итност и важност пораките кои пристигнуваат. Овие филтри исто така можат автоматски да сортираат дојдовни е-пораки во релевантни фолдери за да се намали хаосот и да се зголеми прегледноста на инбоксот. Потоа, погрижете се веднаш да се зафатите со најважните и најитните работи.
Резервирајте време во денот за проверка и одговор на е-пошта за да спречите прекини во текот на денот, советува Тоума.
Конечно, откажете subscription на сите нерелевантни newsletters кои никогаш или речиси никогаш не ги отоворате.
Бонус совет од CNBC Make It за подобрување на комуникацијата преку е-маил, особено ако работите со колеги од целиот свет:
„Ако испраќате е-маил на некого од друга земја, важно е да внимавате на различните стилови на пишување е-пошта“, открил Тоума.
Некои јазици имаат правила за формални и неформални начини на обраќање кон луѓето во воведот или при потпишувањето. На пример, Тоума вели, „на шпански може да го започнете вашиот мејл со ’Estimado/a‘ што значи ’Драг‘ во формален контекст, но и со ’Querido/a‘, што исто така значи ’Драг‘, во понеформален контекст“. Во деловна комуникација со Шпанци одлучете се да го завршите мејлот со ’Cordialement‘ (срдечно).“
